Gambaran Penyebab Kejadian Salah Simpan (Missfile) Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru

Abstract

Pengelolaan sistem penyimpanan yang tidak sesuai akan menyebabkan missfile karena dipengaruhi oleh faktor sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana yang ada. Missfile merupakan berkas rekam medis yang hilang dan salah letak pada rak penyimpanan berkas rekam medis di ruang filling. Dari survei awal dan wawancara yang dilakukan pada bulan November tahun 2020 terdapat kejadian missfile 1 kali dalam 1 bulan dengan persentasi 0,82% dengan jumlah kunjungan rawat jalan sebanyak 3.654 berkas rekam medis. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran penyebab kejadian salah simpan (Missfile) berkas rekam medis. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif, informan dari penelitian ini berjumlah 3 orang, metode pengumpulan data yaitu wawancara dan observasi. Sedangkan objek penelitiannya yaitu bagian penyimpanan berkas rekam medis. Pengolahan data dalam penelitian ini menggunakan teknik non-statistik dengan metode wawancara dan observasi, Analisa data dilakukan dengan induktif yakni pengambilan kesimpulan berdasarkan hasil observasi dan wawancara. Hasil penelitian yang diperoleh bahwa dari 3 unsur identifikasi terjadinya penyebab kejadian salah simpan (missfile) yaitu dari unsur man (tingkat pendidikan masih ada terdapat yang tamatan SMA atau non rekam medis, lama bekerja petugas di bagian filling sudah cukup lama antara 7-21 tahun dan pelatihan yang sudah dilaksanakan oleh petugas bagian filling yaitu tentang retensi), dari unsur metode (SOP) suda ada kebijakan yang mengatur tentang sistem penyimpanan berkas rekam medis dan dari unsur machine (tracer dan kode warna) sudah ada dan sudah terlaksana. Kesimpulan dari penelitian ini adalah dari 2 orang petugas di bagian filling hanya 1 orang dengan tingkat pendidikan D III rekam medis dan masih ada yang tamatan SMA, Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) di bagian pengelolaan penyimpanan (filling) berkas rekam medis sudah terlaksana, namun masih ada terdapat tumpang tindih beban tugas serta irtervensi pimpinan serta pengunaan tracer pada setiap pengambilan pengembalian berkas rekam medis yang dibutuhkan sudah terlaksana dengan baik yang disertai dengan pemberian kode warna pada map berkas rekam medis.