Faktor–Faktor Penyebab Tidak Ditemukannya Berkas Rekam Medis Diruang Penyimpanan Di Rumah Sakit Umum Daerah Petala Bumi Provinsi Riau

Abstract

Sistem penyimpanan rekam medis mrupakan salah satu faktor penting dalam pemberian pelayanan di rumah sakit.Oleh karena itu, penyimpanan dokumen rekam medis harus dikelola dengan baik untuk dapat memberikan pelayanan yang optimal kepada pasien.Filling merupakan unit rekam medis yang menyimpan dan menyediakan dokumen rekam medis yang telah lengkap isinya.Berdasarkan observasi awal di RSUD Petala Bumi yang telah diamati bahwa penyebab tidak ditemukannya berkas rekam medis disebabkan oleh beberapa unsur, yaitu unsur man, methode.Material, machine, environment. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor penyebab tidak ditemukannya berkas rekam medis diruang penyimpanan di RSUD Petala Bumi Provinsi Riau Tahun 2021. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif. Subjek pada penelitian ini terdiri dari Kepala Rekam Medis, Petugas Filling, Petugas Filling bagian IGD. Teknik analisa data yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisa kualitatif yaitu dengan proses berfikir induktif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Unsur man, staff rekam medis memiliki latar belakang pendidikan D3 sebanyak 12 orang dan S1 sebanyak 4 orang, pelatihan hanya diadakan satu tahun sekali dan tidak pernah mengikuti pelatihan mengenai filling. Unsur Methode, Belum adanya SOP(Standar Operasional Procedure) penyimpanan dan pengambilan rekam medis. Unsur Machine, tracer dan outguide sudah ada, namun jarang digunakan. Unsur material, map rekam medis terbuat dari kertas art paper 260 gram dengan rak penyimpanan tertutup dan terbuka.Unsur environment, ukuran ruang penyimpanan 15 m x 15 m, belum memadai karena masih banyaknya berkas rekam medis yang disimpan didalam kardus dan sirkulasi udara yang kurang baik. Dampak dari penyebab tidak ditemukannya berkas rekam medis pasien menjadi lama menunggu, pelayanan menjadi lambat, kerja menjadi tidak beraturan. Kesimpulan tidak semua petugas rekam medis mengikuti pelatihan, pelatihan yang diadakan mengenai koding, tidak pernah mengenai sistem penyimpanan, pelatihan biasanya diadakan hanya 1 dalam setahun, riau  belum adanya SOP (Standar Operasional Procedure) dalam penyimpanan dan pengambilan berkas rekam medis, tracer dan outguide yang jarang digunakan, map rekam medis sudah menggunakan map yang aman, ruangan dalam penyimpanan berkas rekam medis berukuran luas 15 m x 15 m, tidak ada alat pengukur suhu dan kelembaban dalam ruang penyimpanan dan ventilasi tidak dibuka, dampak yang terjadi akibat tidak ditemukannya berkas rekam medis, pasien menjadi lama menunggu, dokter bisa marah karena riwayat anamnesa pasien ada didalam rekam medis, pelayanan menjadi lambat, kerja menjadi tidak beraturan. Saran sebaiknya petugas rekam medis mengikuti pelatihan minimal 1 kali dalam 6 bulan, sebaiknya ada SOP (Standar Operasional Procedure) tentang penyimpanan dan pengambilan rekam medis, sebaiknya petugas menggunakan alat penunjang seperti tracer, dalam penyimpanan dan pengambilan berkas rekam medis berjalan sesuai SOP(Standar Operasional Procedure), material yang digunakan dalam penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Petala Bumi sudah cukup baik, sebaiknya adanya penambahan ruangan, adanya alat yang mengukur suhu dna kelembaban dalam ruang penyimpanan dan ventilasi udara yang dibuka sehingga sirkulasi udara baik, sebaiknya petugas bekerja sesuai dengan SOP (Standar Operasional Procedure) yang telah ada.